お仕事

会社の電話対応が苦手、取るのが怖い、ストレスしかない対処法

2021年4月26日



電話対応が苦手で会社の電話が鳴ると緊張する、取りたくないと電話対応はストレスしかないと思ってる人いますよね。



特に新しい会社の職場は右も左も分からないのに電話を取らされて、ストレスMAX。



その電話がまだ社内の人間からならいいのですが、取引先や、お客様からの電話対応は入ったばかりだとしんどい。



新しい会社(職場)だと単語1つ意味不明ですよね。


電話を取りたくない理由

  • 見知らぬ電話相手が何を言ってくるか分からず怖い
  • 会社のことは把握してない、会社の社内の人の名前を憶えていない
  • クレーマーなど理不尽なことを言われたくない
  • 仕事内容が分からないから答えられない
  • 電話内容全て分からない、聞き取れない
  • やっかいな仕事を頼まれる

 

✒この記事を書いてる人


みちゃた

専業主婦歴16年のブランクありの私が40代前半になってから派遣でいきなりの9時~5時の週5フルタイム(事務)のお仕事を開始。派遣会社登録は20社以上。
派遣で色々な職場で働き、営業事務や総務、人事採用にも携わってました。
今はフルタイムではなく、短期や単発のお仕事してます。



電話対応の苦手、怖い、ストレスを克服する

電話対応の苦手を本気で克服したい気持ちがあるのならば、対策はあります!

それはズバリ電話を取りまくるです。

何故かというか、電話対応していくうちにどんどん知識が増え、尚且つ知識の吸収が早くなるので電話対応も苦ではなくなるからです。


ポイント

✅社内に電話対応のマニュアルがあるのならば、熟読してマニュアルに沿った対応をしましょう。



慣れない会社(職場)の電話を取って対応するのですが、自己判断は禁物です。



必ず、周りの方に確認しながら返事をしましょう。





私も新しい会社(職場)での電話対応は苦手です。




しかし、会社(職場)の指示により、まだ電話を取らなくていいという指示ならば電話は取らない方がいいでしょう。

電話を率先して取りまくると

会社(職場)で電話対応の指示が出たのち、率先して電話をとるのにまずすべきことはメモ用紙と内線電話表を側に置くことです。

そして一呼吸して電話を取る。

電話内容は最初は全く分からない時もあるでしょう。


そういう時はメモを取りながら一文ずつ復唱して「~ということですね」を言ってみるのもお薦めです。



後、早口だったりする場合、電話が遠いという設定にするのも手です。


『申し訳ございません、お電話が遠いようで聞き取りずらいです。もう一度ゆっくり、お願いできますでしょうか。』

何度も使えませんがここぞという時には使える手です。

態度が悪い客の電話対応

今まで事務で仕事をしてきて、電話対応が酷いという人が数人いましたね。



これが大人の社会人なのか、会社の看板を背負った人の対応なのかと驚くほど、電話対応が横柄で悪い!


例えば、取引先の営業事務の方で毎回電話対応が悪い方がいました。


こんなやり取り・・・

みちゃた
『お電話ありがとうございます。〇〇(会社名)のみちゃたでございます』


『Aさんお願い』



みちゃた
『お名前伺っても宜しいでしょうか』心の声・・・・・何この高圧的な人・・・名乗りもしないってマナーなってない!



『はあ??あんた新人なの?B会社の田中(仮名)よ!覚えておいてよね!で、Aさんは?』

 

この田中さん(仮名)、取引先の社長でも何でもない事務員です。



いつも高圧的な態度でたまに激怒するってこともあったので誰もこの取引先の田中さん(仮名)の電話を取るのは嫌がってましたね。

 

しかし、この田中さんの電話も率先・・・・やや率先して取ってると仕事内容も分かってきたのと、田中さんの求める情報を先回りして伝えていくうちにこの田中さん懐いてきました(笑)



そうなってくると最初あれだけ怖い人だと思って電話取りたくないなーと思ってたのが雑談 もするような仲になり、この田中さんの電話対応は苦ではなくなった。



他にももっと怒鳴ってきたり、威圧的な酷い人いましたが、無、無、無の境地で対応してました。



電話対応は気分転換になる

最初は緊張していた電話対応も色々と対応していくと仕事の知識も増え仕事がスムースに出来るようになる。

取引先の方とも仲良くなり取った電話でちょっと雑談したりもするので根詰めて事務仕事をしている時など気分転換になります。



電話取るということは頼まれごとだったりする

電話と取って一番いいのは、電話の取次ぎです。

やっかいなのは頼まれごとではないでしょうか。


忙しい時に頼まれごとを依頼されるとイラっときます。



が、そこはさっさと処理できるのであればさっさと処理をしてあげる、またはなるべく早い時間で処理をする。


これ意外と出来ない人がいるんです。

さっさと処理してあげると電話相手は喜びます。



そして仕事がお互いスムーズになります。

どうしても電話を率先して取れないのならマイペースで取ろう

電話を率先して取ることをお薦めしましたが、そうはいっても無理な方もいると思います。





その場合は無理せず、マイペースに電話を取ってみましょう。



業務内容に電話対応が含まれているのに全く取らないというのは通用しないと思います。



むしろ、全く取らないとなると会社(職場)でいたたまれない立場に追いやれれていくと思うので前向きに頑張りましょう。




どうしても電話対応が苦痛でどうしようもないなら


電話対応がどうしても無理な場合、職場の上司に相談してみましょう。



電話対応への配慮して貰えるか貰えないかは会社次第になります。



上にも書きましたが、最初から業務内容で決まっていたのなら配慮して貰えないのは仕方がないです。




そして、その仕事はあなたに合ってないということ。

ミスマッチでずっと続けて精神的に追い詰められるより違う職種の仕事を探した方がいいでしょう。


電話対応がない仕事選び

派遣の場合だと求人募集の仕事内容に明確に表示されたます。




求人募集の仕事内容で電話対応の記載がなく電話対応を要求されるのであれば派遣元に言って派遣元の営業担当者から就業先に改善してもらえるようにしてもらえます。



派遣の求人募集にもよく【電話対応なし】と記載されている求人募集も多数あります。




どうしても電話対応を克服できず、電話対応したくない、電話対応のない仕事を探したいという方には派遣がお薦めです。

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